今天下午去聽了北京奧運與台北聽奧、高雄世運交流的座談會,與會人士對於北京的經驗非常有興趣,頻頻問對方對於氣象和一些緊急危難的處理方式,想要學些"撇步",結果沒想到京奧的人回答的非常簡單,他說:「這沒什麼阿!就預案(備案)做好就好了。」他們事先就針對各種危難跟風險預先規劃各種應變的劇本沙盤推演,等到事情發生了,就可以從容應對。我們以為他們應該有什麼很神的妙招,結果沒想到他們用的方法沒什麼了不起的,就是腳踏實地,花時間花心思,一步一步做好備案,把風險管理好。這當中沒有偷吃步也沒有捷徑,就是確實做好規劃而已。

京奧的處理方式,從PMP的角度來看,就是專案管理中的風險管理。大型專案的變數太多,要變數不發生簡直不可能,所以與其去廟裡拜拜祈求颱風不來危機不發生,還不如好好花時間坐下來把風險管理好。

風險怎麼管理呢? 按照PMP的做法,簡單來說就是做好風險管理計畫,基本上包含:
1. 風險管理規劃
2. 風險識別
3. 風險分析
4. 風險應對規劃
5. 風險監控

白話點說,就是相關利害人等一定要坐下來開會討論識別風險,將可能發生的風險一一列出來之後,再進行分析,針對風險發生的機率,對專案目標產生的衝擊及其影響的限制因素進行分析及排序;然後便可以針對風險,規劃應對方式,這就是所謂的備案,有些風險是可以事先進行積極的處理,例如高建築物埋設避雷針,就是針對雷擊風險主動進行積極的避險處理;有些風險則需要發生時才能處理,比如地震,我們只能針對地震風險規劃應變計畫,但是要發生地震才能處理。因此針對這些已知的未知(已知風險,但不知發生可能性),必須要事先規劃好應變計畫,也就是備案,然後在專案執行過程中小心監控風險,一旦發生,立即啟動應變計畫。

可以事先規劃或識別的風險,不管會不會發生,都是已知的風險,但活動中我們更常面對的是未知的未知風險,有些風險事前沒有料到,發生時就需要進行權變,也就是京奧說的「因地制宜」,這時候就是考驗管理者的危機處理囉。

PMP中有一個表單很好用,就是風險登記冊,大家可以用Excel開一個表格,將欄位分成風險分類、風險內容描述、影響評估、風險等級、風險負責人、預算編號等,你也可以針對需要添加所需的欄位,然後就可以用表列的方式一一將風險列出來,風險等級可以從一到五,由高到低排列,如果資源夠,就可以全面性規劃,如果資源不夠,沒時間、沒錢、沒人,那就集中資源處理發生機率高、衝擊大的幾個風險,剩下的小風險就在過程中小心監控,風險升高了再積極處理。

風險管理最怕的就是你完全沒規劃也沒處理,只知道拜天公。聖嚴法師說,面對問題最好的方式就是:面對它,處理它,放下它。今天京奧分享的成功秘訣也無他,就是這個道理。
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