馬力大趴趴走

今天下午去聽了北京奧運與台北聽奧、高雄世運交流的座談會，與會人士對於北京的經驗非常有興趣，頻頻問對方對於氣象和一些緊急危難的處理方式，想要學些"撇步"，結果沒想到京奧的人回答的非常簡單，他說：「這沒什麼阿！就預案（備案）做好就好了。」他們事先就針對各種危難跟風險預先規劃各種應變的劇本沙盤推演，等到事情發生了，就可以從容應對。我們以為他們應該有什麼很神的妙招，結果沒想到他們用的方法沒什麼了不起的，就是腳踏實地，花時間花心思，一步一步做好備案，把風險管理好。這當中沒有偷吃步也沒有捷徑，就是確實做好規劃而已。

京奧的處理方式，從PMP的角度來看，就是專案管理中的風險管理。大型專案的變數太多，要變數不發生簡直不可能，所以與其去廟裡拜拜祈求颱風不來危機不發生，還不如好好花時間坐下來把風險管理好。

風險怎麼管理呢? 按照PMP的做法，簡單來說就是做好風險管理計畫，基本上包含：
1. 風險管理規劃
2. 風險識別
3. 風險分析
4. 風險應對規劃
5. 風險監控

白話點說，就是相關利害人等一定要坐下來開會討論識別風險，將可能發生的風險一一列出來之後，再進行分析，針對風險發生的機率，對專案目標產生的衝擊及其影響的限制因素進行分析及排序；然後便可以針對風險，規劃應對方式，這就是所謂的備案，有些風險是可以事先進行積極的處理，例如高建築物埋設避雷針，就是針對雷擊風險主動進行積極的避險處理；有些風險則需要發生時才能處理，比如地震，我們只能針對地震風險規劃應變計畫，但是要發生地震才能處理。因此針對這些已知的未知(已知風險，但不知發生可能性)，必須要事先規劃好應變計畫，也就是備案，然後在專案執行過程中小心監控風險，一旦發生，立即啟動應變計畫。

可以事先規劃或識別的風險，不管會不會發生，都是已知的風險，但活動中我們更常面對的是未知的未知風險，有些風險事前沒有料到，發生時就需要進行權變，也就是京奧說的｢因地制宜｣，這時候就是考驗管理者的危機處理囉。

PMP中有一個表單很好用，就是風險登記冊，大家可以用Excel開一個表格，將欄位分成風險分類、風險內容描述、影響評估、風險等級、風險負責人、預算編號等，你也可以針對需要添加所需的欄位，然後就可以用表列的方式一一將風險列出來，風險等級可以從一到五，由高到低排列，如果資源夠，就可以全面性規劃，如果資源不夠，沒時間、沒錢、沒人，那就集中資源處理發生機率高、衝擊大的幾個風險，剩下的小風險就在過程中小心監控，風險升高了再積極處理。

風險管理最怕的就是你完全沒規劃也沒處理，只知道拜天公。聖嚴法師說，面對問題最好的方式就是：面對它，處理它，放下它。今天京奧分享的成功秘訣也無他，就是這個道理。