好啦~亂扯了其他東東,我又扯回去菲律賓了,不是不想跳下一個國家,實在是在菲律賓還有寶貴的經驗教訓沒有講完......

剛開始在菲律賓作業時,我真的很閒,因為我的老闆都把工作往自己身上扛,他每次要加班,我就會問他有沒有我可以作的,他都說沒有,所以我就很放心的回飯店,直到要開始處理票務時,我開始有點擔心,因為老闆還是一副票務他也要自己處理的態度,也不要求我要去了解,連票務系統的連絡人電話也沒跟我說,我心想,他怎麼可能連票務都自己吃下來,巡迴事情這麼多,難道他是三頭六臂嗎? 菲律賓的票務很麻煩,我們在網路上看不到每場剩下的座位及張數,只能從前一晚票務系統寄給我們的每場售票統計,猜測還有沒有票,而售票統計是一場一張,如果演出30場,你每天就會收到30封email,我們要拿票必須要先把訂票需求email或打電話通知票務系統的聯絡窗口,該窗口會按照你的需求回覆你目前有的座位號碼,我們跟她確認座位後,她就會幫我們把票拿下來,等到開演前1-2個小時,劇場前台的票口開始營業後,票務系統的業務員才會到票口幫我們把訂單的票打出來,如果臨時要票,還是得要先聯絡系統窗口,她先授權後,業務員才能在窗口打票,我們收的票款最後要交回去給售票系統結算。步驟如此繁複, 我老闆卻真的自己當起票務的窗口,負責收每天每場的售票報表,拿票通通都要透過他。

剛開始票務還不複雜,他自己覺得應該OK,但是我慢慢看到票務未來的複雜度,已經有預感他等到哪天火燒屁股吃不下來一定會要我接手,而那個時候就是我要挫賽的時候,因為我完全沒有緩衝時間就要接他的爛攤子,而這個預感就真的發生了,而且比我想像中的還恐怖。

因為在菲律賓是自製節目,為了製作需求,我們在菲律賓和某基金會合作,該基金會每場都會拿走很多票,我們在當地有很多贊助商,這些單位也都要給票,而我們行銷經理跟各老闆們的公關票券需求更是一大疊,再加上自己團員還有當地工作人員的購票,我們每場演出拿票的單位五花八門,票價折扣不一,取票跟付款方式也不一樣,因為票款收入未來需要跟這基金會還有票務系統拆帳,因此訂票記錄跟票款收受的名細是相當重要的,這些在台灣也不是沒有處理過,只要製作訂票單,完善票務SOP,基本上就可以忙而不亂,但是恐怖的事情來了~這麼麻煩的票務,我老闆竟連張訂票單的表格都沒有出。

老闆喜歡採用小黃策略,就是阿明來辦公室跟他說需要8/1的票1000元10張,他就寫在小黃post-it利貼上,沒有出訂票單讓大家填寫,這還是情況好的,常常他忙起來的時候,會忘了把訂票需求記在小黃上,不然就是小黃到後來埋沒在一堆文件中,不知道被他貼到哪裡去了,也忘了訂票。不然就是他聽到訂票需求後直接打電話給票口,但是忘了記錄,所以也忘了是誰要的票。

而他每次跟窗口訂票都是採用單筆進行,甲說要票他就寫一封信過去訂票,乙說要票他就再寫一封email過去要票,一天下來他可能發了一堆email給窗口,他每發一封信,窗口就要回一封座位狀況給他,他看到後再發信跟對方確認座位,一天下來往返信件之多,很容易亂成一團。更慘的是,他的訂單來源有email、電話跟本人,這些訂單他完全沒有按日期整理統計,也沒有紀錄訂單走到哪個流程,到後來要查一筆訂單的狀況,他必須得在幾百封信中一封一封點開來看,還不見得找的到。

票款怎麼處理呢? 他收到錢後就通通放在一起,往往沒有紀錄哪筆票款是哪筆訂單,票款又會跟其他的錢混在一起,到後來票款跟訂票單完全兜不起來。

我老闆就是在當他桌上的票越堆越多,他再也理不清訂單的時候跟我說:「我現在必須要把票務交給你處理。」 然後就把他桌上一堆票通通掃到我桌上,再花個十分鐘跟我解說票務的狀況,他就把這個燙手山芋丟給我了,不過卻只丟半套,他還是堅持要自己處理票款結算的部分,所以我只要把票處理好,錢交給他去結算就好。我不敢相信他這麼忙,還只丟半套給我。

我當下看到那疊沒頭沒腦的票,他又交代不清不楚(有些無可考),一副就是你自己看著辦,很是生氣,亂到自己無法收拾才丟給我,挖哩~眼看著訂票單又要接踵而來了,我火速上網到台灣主要團體的網站,把訂票單download下來,直接換logo再中翻英,稍微修改一下後,就變成我們專屬的訂票單(還是台灣尚好~),然後再拿出四個透明夾,分別標示為處理中、已處理、今日訂單、公關票訂單,再拿二個小多夾層資料夾將拿到的票跟訂票明細放到信封裡,上面加註日期場次、取票人姓名、電話、張數及欠款金額後,依日期排序放進夾層內。當天我把訂票單印出來放在公布欄上,要求團員填訂票單,團員知道票務換人作了,看到我訂的新規矩,也都乖乖配合。

每場演出前,我就把該場前台取票的票拿出來,放到另外一個小資料夾內,放公關券跟要收款票券的信封顏色不一樣,然後交給我的助理拿到前台服務台等觀眾。我要求助理收到票錢後,把票錢跟原本放在信封中的訂票收據放在一起,信封不需要給觀眾(反正他們也不需要),所以回來時每筆訂單跟票款都一一裝在信封中,我點算每個信封的票款跟名細無誤後,就會把信封原封不動轉交給老闆。

我會要求助理這樣作是為了方便老闆點收,避免他一忙又把全部訂單的錢混在一起,這樣到時候他要跟系統結算的時候就不會亂,我天真的這樣想。

而我每天收到訂單後,會整理在Excel,然後再統一email給窗口處理,窗口就直接在Excel上面註記座位號再回傳給我,每天的訂單就是一張Excel,這樣要查也比較快。在有系統的處理下,三天後爛攤子終於步上正軌,我不在時,我的助理也知道要去翻哪個夾子看今天有多少訂單要處理。

既然步上軌道,又何來驚嚇呢? 話說我們要離開菲律賓前往中國的最後一個工作天,老闆又按照往例自己一個人忙成一團在處理各單位的結案事宜,我一時好心問他有沒有可以幫忙的,他想了想,覺得我可以幫他跑票務系統去結錢,我想之前處理這麼有條理,結算應該不難吧,所以就答應了,老闆很高興的跑去從他包包裡拿出一大疊的信封,然後跟我說這些信封,有些現金跟明細對不起來,我當場愣了一下,心想怎麼可能,不是一個一個信封放好了嗎? 然後我把幾個有問題的信封打開來看,才發現,他可能之前嫌信封太多,竟把幾個信封的錢又通通塞在同一個信封裡,但是又沒有在信封外把明細註記清楚,所以又造成錢跟明細對不起來的狀況,還有些錢是用紙包起來,上面用潦草的字跡寫著明細竟連他自己也看不懂。而我最大的傻眼是他竟然就這樣把幾十個信封給我,完全沒有一個明細表,他從沒點過到底要結多少錢,也沒算過信封裡的現金對不對,有沒有票款是沒有收齊的,受到嚴重驚嚇的我緩緩的問他:「這樣一封一封跟對方結錢,是正確方法嗎?」他回答是,我也只能硬著頭皮拿著一疊信封,沒名細,去跟對方結錢。

結果到了人家辦公室,糗了吧!對方派出二位職員跟我結錢,一個負責點錢,另一個再點一次,無誤後就會把記錄刪除掉,而且人家手上有印出全部訂單的名細,哪筆訂單有收到錢,哪筆欠錢都記錄一清二楚。我這邊勒?除了一疊亂七八糟的信封,還有一疊不知哪來的現金,啥名細也沒有!我只好一封一封打開來跟他們對,結果五個信封裡面就有三個信封是金額跟名細兜不起來的,我當場真的是很想找個洞鑽進去,太丟臉了吧!一點也不專業!到後來太亂了,我火大把剩下的信封的錢通通都倒出來,然後直接看表格一筆一筆消帳,結果更糗的事情在後面,我手上只剩下零錢,但是帳目上還欠人家幾十萬,這太誇張了!我立刻打電話給我老闆,問他這是怎麼回事,沒想到他竟老神在在跟我說:「我本來就料到數目一定會不對,你跟對方說,剩下欠的票款,從他們之前系統收的票款收入中扣除,扣剩下的就是我們的票房收入。」阿?你說啥?

我老闆就這樣結掉他在菲律賓的爛帳,結果等我們到中國的時候,老美製作人打越洋電話去狂飆我老闆,因為他飛去菲律賓跟該基金會結算這次製作收入的時候,票款記錄完全兜不攏,耗費二方人馬相當多時間跟精力在對帳,這筆爛帳出資方怎麼可能會善罷甘休?而且還是我們這邊捅的簍子,製作人火大跟總經理說:「請你轉告XXX,他在菲律賓有幾件事情要處理-Money, Money and Money!」我老闆的回答也很理直氣壯:「我當初就說過了,這到後來一定是一筆爛賬,我也不是只有錢的事情要處理,還有很多事要忙,如果不夠好,你們應該要請專人負責錢的事情。」

我之前主力一直都不是在處理票務,講到票務SOP,一定有人可以寫出比我更完善的SOP,但是沒吃過豬肉也看過豬走路,把之前在團裡看到的幾個主要步驟拿來用就可以處理得宜了,心中不禁感激以前在國內團體所受的訓練。

綜合以上,票務方面我學到的教訓是:
1. 工作要分工,資訊要共享,這樣才能相互補鍋。
2. 用對方法比用力更重要。
3. 票款一定要另外保存,不要跟零用金混在一起。
4. 每日訂票及票款一定要當日計算點清並紀錄。
5. 出門在外至少每周要跟票務系統結算一次當周代收的票款,減少票款遺失的風險,保障人身安全,也可避免帳務混亂。
6. 屋子冒煙的時候就要趕快處理,不要等到著火了才叫119。

不過,驚嚇一波未平,一波又起.....
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馬力大趴趴走

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  • road
  • 這篇也太驚人了!你老闆好老神在在啊
    不過我看了收穫很多 哈哈 感謝分享