當你的團隊總部在紐約，分公司在上海，巡演經理周遊列國賣節目，技術總監四處趴趴走作site survey，總經理飛來飛去作hotel survey，三不五時還飛來探望劇團，這樣分散的專案團隊成員，要維持溝通管道暢通及資訊的一致性，相當不簡單。而劇團經理每天除了收到專案團員的email之外，還要跟各國主辦單位聯繫，一天光收email可能就好幾十封，資訊的歸類整理更是重要。要讓資訊不斷線，可以從以下這些工具下手。
EMAIL
對於以專案形式組成的國際巡演團隊而言，每個人用的email帳號系統不一樣，例如AOL、Hotmail、Yahoo等五花八門，每個人的帳號名稱也沒有系統性，所以很難一眼就看出來是誰的帳號，對外而言也不容易辨認，尤其是主辦單位，同時要跟不同節目的團隊成員聯繫事宜，如果團隊的email有共通性，就更容易辨識郵件是來自哪一團。此外，老外很重隱私，有些成員不喜歡用私人email在公務上，他們希望另外開一個公務的帳號，這個案子結束後，除非他主動給對方私人帳號，否則公務的帳號在巡演結束後就停止使用。
在了解各方面的需求後，建議可由專案經理統一開設郵件帳號來解決，老外這一次就用最愛的Gmail幫成員開了專案專用的email。為什麼挑Gmail? 我想是因為他是免費的，而且容量大。怎麼作呢?
帳號名稱的命名是統一以劇名為首，再加上個別職稱的簡稱，例如劇名為Abc，後面加上PM(Production Manager)，就變成了AbcPM，那AbcPM@gmail.com，就是Abc劇PM的郵件信箱。同理可證，Company Manager的帳號就是AbcCM，Assistant Company Manager就是AbcACM，Production Stage Manager就是AbcPSM，講到這你就不難猜出其他團員的帳號是什麼，而主辦單位只要看到以Abc為首的email就知道是同團的團員。
所以在開立帳號前，先由專案經理整理成員名單，然後再依以上所說的規則訂下每個人的帳號名稱，完成後到Gmail開立所有帳號，個人資訊不用詳寫，設立密碼就OK了，密碼先統一，不然每個人要編一個帳號工程太大，你可以先設abc888之類的，再請團員登入後自行更改。你也可請團員在Email系統中設定email顯示名稱為自己的大名，這樣收到信的人看到你的帳號-馬力大[AbcCM@gmail.com]-就知道你的本名、劇團名稱跟職稱，不是一兼三顧嗎?
一般公司正式職員會有自己的帳號，正式職員非約聘僱的專案成員，而且通常email發信系統都是用公司名稱，例如abc.org.tw，所以可以不用另外設立帳號，主辦單位收到信會知道這是"總部"來的信。那為什麼不請公司資訊人員直接開立帳號就好了？如果你覺得用公司系統開立約聘僱人員的帳號比較方便，當然你也可以這樣做，只是專案成員是為了專案存在的短期合作人員，專案結束後可能會也可能不會繼續合作，用Gmail的好處是系統容量是吃別人的，專案結束後，你不用花心思去關帳戶。如果你用公司的系統，那麼帳戶關掉後，上面的郵件沒有了，團員要備份郵件很費事，萬一未來有需要就很麻煩。用Gmail，我會事先設定收信時不要砍掉伺服器中的郵件，每次只接收新郵件就好，所以我在那裡上線都可以收信，專案停止後，一般就不會繼續使用該帳號，但是帳號中的郵件還是會存在，不會占用私人的郵件空間或者公司的系統，未來如果有需要可再登入查詢。對個人來講，每接一個案子就開一個帳號，以後要找不同案子的郵件或聯絡人也很簡單，就登入進去查就好了。用Gmail還有一個好處是，巡迴時電腦很容易怪怪的或中怪病毒，如果你把信存在Gmail，就不怕信不見。
我通常會用Thunderbird (OUTLOOK也可)新增Gmail的帳戶，這樣不會跟私人的信混在一起，又可以同時收，專案結束後就把帳戶砍掉，有需要就上網登入Gmail查。用Thunderbird收有一個好處是你可以依需要設立不同的資料夾跟郵件規則，將郵件分門別類，不然一收起各國email是很容易亂的，一旦有分類不足找郵件開始麻煩時一定要立刻加開資料夾，而且今日email一定要今日讀完，如果郵件太多，我至少會先快掃一下內容，然後用Thunderbird的郵件標籤分為:待處理、處理中、已處理、重要等，這樣等之後有空再回來細讀，依重要優先順序處理，如果你不今日信今日讀的話，日久就會像我之前老闆一樣，累積1000多封未讀的信，雖然有用資料夾分類，但是一回首已是萬重山，每個資料夾都上百封沒讀，很容易因漏了重要的信而誤事。
MOBILE
團員到了當地最重要的就是手機門號了，我們重要核心管理幹部或團員的手機門號跟通話費是公司負擔的，這些人的門號都是統一由劇團採買，最好挑有連號的號碼，買好後立刻更新通訊錄公布給相關利害人知道，我會再列印出小通訊錄卡，讓有需要的團員放在工作證掛牌後。不過，在巡演途中會有通訊"斷層"，就是你飛機剛落地到買到當地電話卡的這段空檔，這段空檔我會使用自己原本台灣的門號，以備不時之需。
在當地要買哪家的Pre-paid Card呢？我通常會問主辦單位的工作人員是用哪家的，然後盡量跟他們同一家，這樣網內互打比較便宜，再來是要注意Pre-paid Card有沒有播打IDD國際電話的功能，接電話要不要付費（有些不管是不是國際電話，只要接電話就要扣錢），儲值可以用多久(有些不同儲值金額，可使用的期間長度也不同)，每家規定不一樣，反正就貨比三家，問清楚條件，越方便划算的越好。
如果你要帶手機出門，在亞洲三頻機就很夠用，如果是三頻+3G就更棒，因為韓國多用3G；在日本，可能還是要買一支他們的手機，因為他們是用PHS，而且跟台灣的PHS不一樣；現在也有四頻機，加了美國特殊的頻率，可以走得更遠。出國團員最常手機出問題的是美國人，因為他們的頻率本來就跟大家不一樣，如果手機只能收美國頻率在亞洲根本沒用途，然後又有些手機是不用SIM卡的，所以也沒SIM卡的插槽，沒用! 不然就是手機會被鎖定使用某固定公司，或者鎖定在美國境內使用，出國使用美國的門號要打電話請電信公司開動國際IDD服務，沒請他開通? 白帶啦! 所以很多美國人到亞洲才知道甚麼叫作SIM卡，幾乎人人都需要買新手機，我們都會建議他們至少買三頻手機。
在東南亞國家，使用手機的時候要注意，藍芽沒事不要亂開，你常常會收到莫名其妙的藍芽連線要求，千萬不可以同意，如果有需要用藍芽，要記得顯示隱藏手機，不要讓別人搜尋到你的藍芽信號，尤其是菲律賓，沒事也最好不要用手機上網，那邊病毒很多的，很容易中毒，反正小心為上。
通常我們在出發往下一個城市時，會跟主辦單位交換重要工作人員的姓名、職稱、電話及email，如果還沒有當地的號碼，就在買到號碼後補上，並更改自己email的簽名檔，換上更新的門號，發email通知各方人員。我們一些因公脫隊出差到其他城市的專案成員，一落地的第一件事就是買個號碼，然後用email跟大家通知他的當地號碼跟行程，只要不忘記更新及發佈這二個步驟，通話就可以不斷線囉！
補充:
在我悠遊各國之後，發現在台灣買易付卡還挺麻煩的，正面一點說是最嚴謹，每個人必須拿雙證件到電信公司的授權門市填寫資料，還要親自簽名才能買到一張易付卡，而且一張證件只能買一個門號。在新加坡，你可以拿護照在7-11買易付卡，一個護照可以買三個門號；在曼谷，一下飛機時，在機場就可以買到易付卡，我印象中沒要求看證件，也沒規定買幾張；在中國，最推薦的品牌是中國移動，如果你自己去中國移動門市辦理，挺麻煩的，要證件填表，有些在路邊有販售，但是我怕怕的，好在主辦單位辦事的人脈很廣，要買啥他都能張羅，找了位個體戶拿幾十張門號到飯店來讓我挑，不過大陸易付卡的缺點是如果要開IDD功能，要先預付一大筆"押金"(我印象中好像是3000元人民幣)，才能開通IDD，而且如果你門號是在陝西買的，你出了陝西到其他省，IDD功能就要重新申請，而不會自動跨省服務，你離開西安前必須要先退掉在西安申請的IDD，退回押金後，再到下一個城市的營業中心辦理，再繳一筆押金，如果你只在一個城市待1-2個禮拜，這樣辦豈不浪費時間? 還是用Skype打就好，而且要注意門號雖然可以跨省用，但是收費不一樣，離開當初買的省後，到其他省就等於跨網了，費率就會高一點，不過不會貴得離譜。在香港買門號也是很簡單，到超商買就可以了，也是不看護照，不管張數。馬來西亞則需要看護照，店家會用電腦立刻幫你作線上登錄，我印象中一個護照只能買一張卡，不過還蠻快速的。在印尼還有菲律賓買卡也是很簡單，路邊商家幾乎都有賣，也是不看證件不管張數。澳洲不知道有沒有改，不過我幾年前去時，買卡須要有當地人的證件才可，所以我是透過在那邊留學的朋友幫我買的，對外國人而言，還挺不方便的。Anyway,每個地方規矩不同。
FACEBOOK
我上一個團大概是最喜歡Facebook的團了，幾乎全部的演員、crew跟管理幹部通通都有Facebook，巡演到後來，主辦單位的行政也加入、當地的crew也加入，我現在連新加坡小巴司機都在Facebook上，我的Facebook也是在那時設立了。演員只要一沒事就會上Facebook看大家的動態更新，或者發表自己的心情，不然就是把周遊列國的照片貼上去跟大家分享，Facebook也是他們跟千里之外的家人朋友維持聯繫的管道，每天上Facebook是他們報告行程與心得的必做項目，我們有位團員每天花高昂的網路費用，用他的黑莓機上網，目的就是隨時查看大家Facebook上的新動態，真誇張。也因為大家都在Facebook，有時候如果時間太晚，不方便用電話或Email，我們也會在上面稍微公告一下公事，提醒大家。比如舞監就有一次在他的動態上顯示：Kevin said 提醒大家明天彩排時間是改十點喔！而劇團經理用Facebook上的活動發佈功能，發公司辦的聖誕節Party邀請，大家可以直接在上面回覆是否參加。Crew要在自己房間內辦轟趴也是用Facebook邀請大家，這省了用嘴巴講。
當然這不是叫大家通通用Facebook，而是如果絕大多數團員都有使用某非正式的網路平台，也不妨利用一下這個平台了解一下大家的心情，溝通感情，有時還可以用來做非正式的訊息發佈，很好用喔！
SKYPE
說到Skype，相信大家應該都了解為什麼它也是訊息溝通的好方法之一，因為它便宜！我們管理部門的人都會上Skype，因為有時半夜需要跟美國總部開會，或者半夜在自己房間辦公又需要立刻問同事事情時，還有就是當休息室有分上下樓時，大家不想跑上跑下，這時Skype就派上用場了，用Skype可打訊息，網內互打電話免費，打國際電話又便宜，不過缺點是有時候線路訊號不好，這時要重打一遍，換一條線。我們在新加坡濱海的時候，因為舞監辦公室在二樓，我們行政在一樓，串門子很麻煩，舞監Kevin就會用Skype call我：Hello, Merita~! What are you doing?
Skype還有一個功能很棒，我老闆有買一個Skype的門號，你可以設定當Skype沒有接聽時，將電話轉到你的手機上，所以當他離開座位沒有接聽到Skype的電話時，幾秒鐘後手機就會響起，他就不用一天到晚在電腦旁邊顧電話，此外，他每到一個地方，就會將手機號碼更新成當地的號碼，這樣只要撥打他固定的Skype門號，不管他在世界的哪一角，都可以聯絡的上，而且話費是以Skype計價。如果你是重度訊息溝通需求者，也可考慮擁有一個Skype號碼。
對於以專案形式組成的國際巡演團隊而言，每個人用的email帳號系統不一樣，例如AOL、Hotmail、Yahoo等五花八門，每個人的帳號名稱也沒有系統性，所以很難一眼就看出來是誰的帳號，對外而言也不容易辨認，尤其是主辦單位，同時要跟不同節目的團隊成員聯繫事宜，如果團隊的email有共通性，就更容易辨識郵件是來自哪一團。此外，老外很重隱私，有些成員不喜歡用私人email在公務上，他們希望另外開一個公務的帳號，這個案子結束後，除非他主動給對方私人帳號，否則公務的帳號在巡演結束後就停止使用。
在了解各方面的需求後，建議可由專案經理統一開設郵件帳號來解決，老外這一次就用最愛的Gmail幫成員開了專案專用的email。為什麼挑Gmail? 我想是因為他是免費的，而且容量大。怎麼作呢?
帳號名稱的命名是統一以劇名為首，再加上個別職稱的簡稱，例如劇名為Abc，後面加上PM(Production Manager)，就變成了AbcPM，那AbcPM@gmail.com，就是Abc劇PM的郵件信箱。同理可證，Company Manager的帳號就是AbcCM，Assistant Company Manager就是AbcACM，Production Stage Manager就是AbcPSM，講到這你就不難猜出其他團員的帳號是什麼，而主辦單位只要看到以Abc為首的email就知道是同團的團員。
所以在開立帳號前，先由專案經理整理成員名單，然後再依以上所說的規則訂下每個人的帳號名稱，完成後到Gmail開立所有帳號，個人資訊不用詳寫，設立密碼就OK了，密碼先統一，不然每個人要編一個帳號工程太大，你可以先設abc888之類的，再請團員登入後自行更改。你也可請團員在Email系統中設定email顯示名稱為自己的大名，這樣收到信的人看到你的帳號-馬力大[AbcCM@gmail.com]-就知道你的本名、劇團名稱跟職稱，不是一兼三顧嗎?
一般公司正式職員會有自己的帳號，正式職員非約聘僱的專案成員，而且通常email發信系統都是用公司名稱，例如abc.org.tw，所以可以不用另外設立帳號，主辦單位收到信會知道這是"總部"來的信。那為什麼不請公司資訊人員直接開立帳號就好了？如果你覺得用公司系統開立約聘僱人員的帳號比較方便，當然你也可以這樣做，只是專案成員是為了專案存在的短期合作人員，專案結束後可能會也可能不會繼續合作，用Gmail的好處是系統容量是吃別人的，專案結束後，你不用花心思去關帳戶。如果你用公司的系統，那麼帳戶關掉後，上面的郵件沒有了，團員要備份郵件很費事，萬一未來有需要就很麻煩。用Gmail，我會事先設定收信時不要砍掉伺服器中的郵件，每次只接收新郵件就好，所以我在那裡上線都可以收信，專案停止後，一般就不會繼續使用該帳號，但是帳號中的郵件還是會存在，不會占用私人的郵件空間或者公司的系統，未來如果有需要可再登入查詢。對個人來講，每接一個案子就開一個帳號，以後要找不同案子的郵件或聯絡人也很簡單，就登入進去查就好了。用Gmail還有一個好處是，巡迴時電腦很容易怪怪的或中怪病毒，如果你把信存在Gmail，就不怕信不見。
我通常會用Thunderbird (OUTLOOK也可)新增Gmail的帳戶，這樣不會跟私人的信混在一起，又可以同時收，專案結束後就把帳戶砍掉，有需要就上網登入Gmail查。用Thunderbird收有一個好處是你可以依需要設立不同的資料夾跟郵件規則，將郵件分門別類，不然一收起各國email是很容易亂的，一旦有分類不足找郵件開始麻煩時一定要立刻加開資料夾，而且今日email一定要今日讀完，如果郵件太多，我至少會先快掃一下內容，然後用Thunderbird的郵件標籤分為:待處理、處理中、已處理、重要等，這樣等之後有空再回來細讀，依重要優先順序處理，如果你不今日信今日讀的話，日久就會像我之前老闆一樣，累積1000多封未讀的信，雖然有用資料夾分類，但是一回首已是萬重山，每個資料夾都上百封沒讀，很容易因漏了重要的信而誤事。
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團員到了當地最重要的就是手機門號了，我們重要核心管理幹部或團員的手機門號跟通話費是公司負擔的，這些人的門號都是統一由劇團採買，最好挑有連號的號碼，買好後立刻更新通訊錄公布給相關利害人知道，我會再列印出小通訊錄卡，讓有需要的團員放在工作證掛牌後。不過，在巡演途中會有通訊"斷層"，就是你飛機剛落地到買到當地電話卡的這段空檔，這段空檔我會使用自己原本台灣的門號，以備不時之需。
在當地要買哪家的Pre-paid Card呢？我通常會問主辦單位的工作人員是用哪家的，然後盡量跟他們同一家，這樣網內互打比較便宜，再來是要注意Pre-paid Card有沒有播打IDD國際電話的功能，接電話要不要付費（有些不管是不是國際電話，只要接電話就要扣錢），儲值可以用多久(有些不同儲值金額，可使用的期間長度也不同)，每家規定不一樣，反正就貨比三家，問清楚條件，越方便划算的越好。
如果你要帶手機出門，在亞洲三頻機就很夠用，如果是三頻+3G就更棒，因為韓國多用3G；在日本，可能還是要買一支他們的手機，因為他們是用PHS，而且跟台灣的PHS不一樣；現在也有四頻機，加了美國特殊的頻率，可以走得更遠。出國團員最常手機出問題的是美國人，因為他們的頻率本來就跟大家不一樣，如果手機只能收美國頻率在亞洲根本沒用途，然後又有些手機是不用SIM卡的，所以也沒SIM卡的插槽，沒用! 不然就是手機會被鎖定使用某固定公司，或者鎖定在美國境內使用，出國使用美國的門號要打電話請電信公司開動國際IDD服務，沒請他開通? 白帶啦! 所以很多美國人到亞洲才知道甚麼叫作SIM卡，幾乎人人都需要買新手機，我們都會建議他們至少買三頻手機。
在東南亞國家，使用手機的時候要注意，藍芽沒事不要亂開，你常常會收到莫名其妙的藍芽連線要求，千萬不可以同意，如果有需要用藍芽，要記得顯示隱藏手機，不要讓別人搜尋到你的藍芽信號，尤其是菲律賓，沒事也最好不要用手機上網，那邊病毒很多的，很容易中毒，反正小心為上。
通常我們在出發往下一個城市時，會跟主辦單位交換重要工作人員的姓名、職稱、電話及email，如果還沒有當地的號碼，就在買到號碼後補上，並更改自己email的簽名檔，換上更新的門號，發email通知各方人員。我們一些因公脫隊出差到其他城市的專案成員，一落地的第一件事就是買個號碼，然後用email跟大家通知他的當地號碼跟行程，只要不忘記更新及發佈這二個步驟，通話就可以不斷線囉！
補充:
在我悠遊各國之後，發現在台灣買易付卡還挺麻煩的，正面一點說是最嚴謹，每個人必須拿雙證件到電信公司的授權門市填寫資料，還要親自簽名才能買到一張易付卡，而且一張證件只能買一個門號。在新加坡，你可以拿護照在7-11買易付卡，一個護照可以買三個門號；在曼谷，一下飛機時，在機場就可以買到易付卡，我印象中沒要求看證件，也沒規定買幾張；在中國，最推薦的品牌是中國移動，如果你自己去中國移動門市辦理，挺麻煩的，要證件填表，有些在路邊有販售，但是我怕怕的，好在主辦單位辦事的人脈很廣，要買啥他都能張羅，找了位個體戶拿幾十張門號到飯店來讓我挑，不過大陸易付卡的缺點是如果要開IDD功能，要先預付一大筆"押金"(我印象中好像是3000元人民幣)，才能開通IDD，而且如果你門號是在陝西買的，你出了陝西到其他省，IDD功能就要重新申請，而不會自動跨省服務，你離開西安前必須要先退掉在西安申請的IDD，退回押金後，再到下一個城市的營業中心辦理，再繳一筆押金，如果你只在一個城市待1-2個禮拜，這樣辦豈不浪費時間? 還是用Skype打就好，而且要注意門號雖然可以跨省用，但是收費不一樣，離開當初買的省後，到其他省就等於跨網了，費率就會高一點，不過不會貴得離譜。在香港買門號也是很簡單，到超商買就可以了，也是不看護照，不管張數。馬來西亞則需要看護照，店家會用電腦立刻幫你作線上登錄，我印象中一個護照只能買一張卡，不過還蠻快速的。在印尼還有菲律賓買卡也是很簡單，路邊商家幾乎都有賣，也是不看證件不管張數。澳洲不知道有沒有改，不過我幾年前去時，買卡須要有當地人的證件才可，所以我是透過在那邊留學的朋友幫我買的，對外國人而言，還挺不方便的。Anyway,每個地方規矩不同。
我上一個團大概是最喜歡Facebook的團了，幾乎全部的演員、crew跟管理幹部通通都有Facebook，巡演到後來，主辦單位的行政也加入、當地的crew也加入，我現在連新加坡小巴司機都在Facebook上，我的Facebook也是在那時設立了。演員只要一沒事就會上Facebook看大家的動態更新，或者發表自己的心情，不然就是把周遊列國的照片貼上去跟大家分享，Facebook也是他們跟千里之外的家人朋友維持聯繫的管道，每天上Facebook是他們報告行程與心得的必做項目，我們有位團員每天花高昂的網路費用，用他的黑莓機上網，目的就是隨時查看大家Facebook上的新動態，真誇張。也因為大家都在Facebook，有時候如果時間太晚，不方便用電話或Email，我們也會在上面稍微公告一下公事，提醒大家。比如舞監就有一次在他的動態上顯示：Kevin said 提醒大家明天彩排時間是改十點喔！而劇團經理用Facebook上的活動發佈功能，發公司辦的聖誕節Party邀請，大家可以直接在上面回覆是否參加。Crew要在自己房間內辦轟趴也是用Facebook邀請大家，這省了用嘴巴講。
當然這不是叫大家通通用Facebook，而是如果絕大多數團員都有使用某非正式的網路平台，也不妨利用一下這個平台了解一下大家的心情，溝通感情，有時還可以用來做非正式的訊息發佈，很好用喔！
SKYPE
說到Skype，相信大家應該都了解為什麼它也是訊息溝通的好方法之一，因為它便宜！我們管理部門的人都會上Skype，因為有時半夜需要跟美國總部開會，或者半夜在自己房間辦公又需要立刻問同事事情時，還有就是當休息室有分上下樓時，大家不想跑上跑下，這時Skype就派上用場了，用Skype可打訊息，網內互打電話免費，打國際電話又便宜，不過缺點是有時候線路訊號不好，這時要重打一遍，換一條線。我們在新加坡濱海的時候，因為舞監辦公室在二樓，我們行政在一樓，串門子很麻煩，舞監Kevin就會用Skype call我：Hello, Merita~! What are you doing?
Skype還有一個功能很棒，我老闆有買一個Skype的門號，你可以設定當Skype沒有接聽時，將電話轉到你的手機上，所以當他離開座位沒有接聽到Skype的電話時，幾秒鐘後手機就會響起，他就不用一天到晚在電腦旁邊顧電話，此外，他每到一個地方，就會將手機號碼更新成當地的號碼，這樣只要撥打他固定的Skype門號，不管他在世界的哪一角，都可以聯絡的上，而且話費是以Skype計價。如果你是重度訊息溝通需求者，也可考慮擁有一個Skype號碼。
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