當你的團隊總部在紐約,分公司在上海,巡演經理周遊列國賣節目,技術總監四處趴趴走作site survey,總經理飛來飛去作hotel survey,三不五時還飛來探望劇團,這樣分散的專案團隊成員,要維持溝通管道暢通及資訊的一致性,相當不簡單。而劇團經理每天除了收到專案團員的email之外,還要跟各國主辦單位聯繫,一天光收email可能就好幾十封,資訊的歸類整理更是重要。要讓資訊不斷線,可以從以下這些工具下手。

EMAIL
對於以專案形式組成的國際巡演團隊而言,每個人用的email帳號系統不一樣,例如AOL、Hotmail、Yahoo等五花八門,每個人的帳號名稱也沒有系統性,所以很難一眼就看出來是誰的帳號,對外而言也不容易辨認,尤其是主辦單位,同時要跟不同節目的團隊成員聯繫事宜,如果團隊的email有共通性,就更容易辨識郵件是來自哪一團。此外,老外很重隱私,有些成員不喜歡用私人email在公務上,他們希望另外開一個公務的帳號,這個案子結束後,除非他主動給對方私人帳號,否則公務的帳號在巡演結束後就停止使用。

在了解各方面的需求後,建議可由專案經理統一開設郵件帳號來解決,老外這一次就用最愛的Gmail幫成員開了專案專用的email。為什麼挑Gmail? 我想是因為他是免費的,而且容量大。怎麼作呢?

帳號名稱的命名是統一以劇名為首,再加上個別職稱的簡稱,例如劇名為Abc,後面加上PM(Production Manager),就變成了AbcPM,那AbcPM@gmail.com,就是Abc劇PM的郵件信箱。同理可證,Company Manager的帳號就是AbcCM,Assistant Company Manager就是AbcACM,Production Stage Manager就是AbcPSM,講到這你就不難猜出其他團員的帳號是什麼,而主辦單位只要看到以Abc為首的email就知道是同團的團員。

所以在開立帳號前,先由專案經理整理成員名單,然後再依以上所說的規則訂下每個人的帳號名稱,完成後到Gmail開立所有帳號,個人資訊不用詳寫,設立密碼就OK了,密碼先統一,不然每個人要編一個帳號工程太大,你可以先設abc888之類的,再請團員登入後自行更改。你也可請團員在Email系統中設定email顯示名稱為自己的大名,這樣收到信的人看到你的帳號-馬力大[AbcCM@gmail.com]-就知道你的本名、劇團名稱跟職稱,不是一兼三顧嗎?

一般公司正式職員會有自己的帳號,正式職員非約聘僱的專案成員,而且通常email發信系統都是用公司名稱,例如abc.org.tw,所以可以不用另外設立帳號,主辦單位收到信會知道這是"總部"來的信。那為什麼不請公司資訊人員直接開立帳號就好了?如果你覺得用公司系統開立約聘僱人員的帳號比較方便,當然你也可以這樣做,只是專案成員是為了專案存在的短期合作人員,專案結束後可能會也可能不會繼續合作,用Gmail的好處是系統容量是吃別人的,專案結束後,你不用花心思去關帳戶。如果你用公司的系統,那麼帳戶關掉後,上面的郵件沒有了,團員要備份郵件很費事,萬一未來有需要就很麻煩。用Gmail,我會事先設定收信時不要砍掉伺服器中的郵件,每次只接收新郵件就好,所以我在那裡上線都可以收信,專案停止後,一般就不會繼續使用該帳號,但是帳號中的郵件還是會存在,不會占用私人的郵件空間或者公司的系統,未來如果有需要可再登入查詢。對個人來講,每接一個案子就開一個帳號,以後要找不同案子的郵件或聯絡人也很簡單,就登入進去查就好了。用Gmail還有一個好處是,巡迴時電腦很容易怪怪的或中怪病毒,如果你把信存在Gmail,就不怕信不見。

我通常會用Thunderbird (OUTLOOK也可)新增Gmail的帳戶,這樣不會跟私人的信混在一起,又可以同時收,專案結束後就把帳戶砍掉,有需要就上網登入Gmail查。用Thunderbird收有一個好處是你可以依需要設立不同的資料夾跟郵件規則,將郵件分門別類,不然一收起各國email是很容易亂的,一旦有分類不足找郵件開始麻煩時一定要立刻加開資料夾,而且今日email一定要今日讀完,如果郵件太多,我至少會先快掃一下內容,然後用Thunderbird的郵件標籤分為:待處理、處理中、已處理、重要等,這樣等之後有空再回來細讀,依重要優先順序處理,如果你不今日信今日讀的話,日久就會像我之前老闆一樣,累積1000多封未讀的信,雖然有用資料夾分類,但是一回首已是萬重山,每個資料夾都上百封沒讀,很容易因漏了重要的信而誤事。

MOBILE
團員到了當地最重要的就是手機門號了,我們重要核心管理幹部或團員的手機門號跟通話費是公司負擔的,這些人的門號都是統一由劇團採買,最好挑有連號的號碼,買好後立刻更新通訊錄公布給相關利害人知道,我會再列印出小通訊錄卡,讓有需要的團員放在工作證掛牌後。不過,在巡演途中會有通訊"斷層",就是你飛機剛落地到買到當地電話卡的這段空檔,這段空檔我會使用自己原本台灣的門號,以備不時之需。

在當地要買哪家的Pre-paid Card呢?我通常會問主辦單位的工作人員是用哪家的,然後盡量跟他們同一家,這樣網內互打比較便宜,再來是要注意Pre-paid Card有沒有播打IDD國際電話的功能,接電話要不要付費(有些不管是不是國際電話,只要接電話就要扣錢),儲值可以用多久(有些不同儲值金額,可使用的期間長度也不同),每家規定不一樣,反正就貨比三家,問清楚條件,越方便划算的越好。

如果你要帶手機出門,在亞洲三頻機就很夠用,如果是三頻+3G就更棒,因為韓國多用3G;在日本,可能還是要買一支他們的手機,因為他們是用PHS,而且跟台灣的PHS不一樣;現在也有四頻機,加了美國特殊的頻率,可以走得更遠。出國團員最常手機出問題的是美國人,因為他們的頻率本來就跟大家不一樣,如果手機只能收美國頻率在亞洲根本沒用途,然後又有些手機是不用SIM卡的,所以也沒SIM卡的插槽,沒用! 不然就是手機會被鎖定使用某固定公司,或者鎖定在美國境內使用,出國使用美國的門號要打電話請電信公司開動國際IDD服務,沒請他開通? 白帶啦! 所以很多美國人到亞洲才知道甚麼叫作SIM卡,幾乎人人都需要買新手機,我們都會建議他們至少買三頻手機。

在東南亞國家,使用手機的時候要注意,藍芽沒事不要亂開,你常常會收到莫名其妙的藍芽連線要求,千萬不可以同意,如果有需要用藍芽,要記得顯示隱藏手機,不要讓別人搜尋到你的藍芽信號,尤其是菲律賓,沒事也最好不要用手機上網,那邊病毒很多的,很容易中毒,反正小心為上。

通常我們在出發往下一個城市時,會跟主辦單位交換重要工作人員的姓名、職稱、電話及email,如果還沒有當地的號碼,就在買到號碼後補上,並更改自己email的簽名檔,換上更新的門號,發email通知各方人員。我們一些因公脫隊出差到其他城市的專案成員,一落地的第一件事就是買個號碼,然後用email跟大家通知他的當地號碼跟行程,只要不忘記更新及發佈這二個步驟,通話就可以不斷線囉!

補充:
在我悠遊各國之後,發現在台灣買易付卡還挺麻煩的,正面一點說是最嚴謹,每個人必須拿雙證件到電信公司的授權門市填寫資料,還要親自簽名才能買到一張易付卡,而且一張證件只能買一個門號。在新加坡,你可以拿護照在7-11買易付卡,一個護照可以買三個門號;在曼谷,一下飛機時,在機場就可以買到易付卡,我印象中沒要求看證件,也沒規定買幾張;在中國,最推薦的品牌是中國移動,如果你自己去中國移動門市辦理,挺麻煩的,要證件填表,有些在路邊有販售,但是我怕怕的,好在主辦單位辦事的人脈很廣,要買啥他都能張羅,找了位個體戶拿幾十張門號到飯店來讓我挑,不過大陸易付卡的缺點是如果要開IDD功能,要先預付一大筆"押金"(我印象中好像是3000元人民幣),才能開通IDD,而且如果你門號是在陝西買的,你出了陝西到其他省,IDD功能就要重新申請,而不會自動跨省服務,你離開西安前必須要先退掉在西安申請的IDD,退回押金後,再到下一個城市的營業中心辦理,再繳一筆押金,如果你只在一個城市待1-2個禮拜,這樣辦豈不浪費時間? 還是用Skype打就好,而且要注意門號雖然可以跨省用,但是收費不一樣,離開當初買的省後,到其他省就等於跨網了,費率就會高一點,不過不會貴得離譜。在香港買門號也是很簡單,到超商買就可以了,也是不看護照,不管張數。馬來西亞則需要看護照,店家會用電腦立刻幫你作線上登錄,我印象中一個護照只能買一張卡,不過還蠻快速的。在印尼還有菲律賓買卡也是很簡單,路邊商家幾乎都有賣,也是不看證件不管張數。澳洲不知道有沒有改,不過我幾年前去時,買卡須要有當地人的證件才可,所以我是透過在那邊留學的朋友幫我買的,對外國人而言,還挺不方便的。Anyway,每個地方規矩不同。

FACEBOOK
我上一個團大概是最喜歡Facebook的團了,幾乎全部的演員、crew跟管理幹部通通都有Facebook,巡演到後來,主辦單位的行政也加入、當地的crew也加入,我現在連新加坡小巴司機都在Facebook上,我的Facebook也是在那時設立了。演員只要一沒事就會上Facebook看大家的動態更新,或者發表自己的心情,不然就是把周遊列國的照片貼上去跟大家分享,Facebook也是他們跟千里之外的家人朋友維持聯繫的管道,每天上Facebook是他們報告行程與心得的必做項目,我們有位團員每天花高昂的網路費用,用他的黑莓機上網,目的就是隨時查看大家Facebook上的新動態,真誇張。也因為大家都在Facebook,有時候如果時間太晚,不方便用電話或Email,我們也會在上面稍微公告一下公事,提醒大家。比如舞監就有一次在他的動態上顯示:Kevin said 提醒大家明天彩排時間是改十點喔!而劇團經理用Facebook上的活動發佈功能,發公司辦的聖誕節Party邀請,大家可以直接在上面回覆是否參加。Crew要在自己房間內辦轟趴也是用Facebook邀請大家,這省了用嘴巴講。

當然這不是叫大家通通用Facebook,而是如果絕大多數團員都有使用某非正式的網路平台,也不妨利用一下這個平台了解一下大家的心情,溝通感情,有時還可以用來做非正式的訊息發佈,很好用喔!

SKYPE
說到Skype,相信大家應該都了解為什麼它也是訊息溝通的好方法之一,因為它便宜!我們管理部門的人都會上Skype,因為有時半夜需要跟美國總部開會,或者半夜在自己房間辦公又需要立刻問同事事情時,還有就是當休息室有分上下樓時,大家不想跑上跑下,這時Skype就派上用場了,用Skype可打訊息,網內互打電話免費,打國際電話又便宜,不過缺點是有時候線路訊號不好,這時要重打一遍,換一條線。我們在新加坡濱海的時候,因為舞監辦公室在二樓,我們行政在一樓,串門子很麻煩,舞監Kevin就會用Skype call我:Hello, Merita~! What are you doing?

Skype還有一個功能很棒,我老闆有買一個Skype的門號,你可以設定當Skype沒有接聽時,將電話轉到你的手機上,所以當他離開座位沒有接聽到Skype的電話時,幾秒鐘後手機就會響起,他就不用一天到晚在電腦旁邊顧電話,此外,他每到一個地方,就會將手機號碼更新成當地的號碼,這樣只要撥打他固定的Skype門號,不管他在世界的哪一角,都可以聯絡的上,而且話費是以Skype計價。如果你是重度訊息溝通需求者,也可考慮擁有一個Skype號碼。
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  • Merita
  • 謝謝補充! 我也是忘了跨省的費用是多少,不過我們後來決定不管跨幾省還是不換號碼的原因是太麻煩了,我們並沒有在一個城市待很久,每到一個城市就換一個號碼實在很麻煩,上一個城市的儲值可能都還沒用完就又到下一個城市,更重要的原因是怕相關利害關係人混淆,因為每換一次號碼就要通知各地的專案成員和利害關係人,然後在中國有些專案成員可能會先飛到下幾站城市作宣傳或site survey,幾天後再飛回演出城市,如果每一個城市都要一個號碼,就會變成專案成員要一直不斷跟大家更新自己的行蹤跟號碼,到後來很容易會亂成一團,老闆在詢問跨省的費用後,覺得費用比打國際電話便宜,且希望在中國就用同一號碼,所以沒有因跨省而換號碼。通常總部如果有需要打國際電話,他們都會打老闆的Skype門號,因為他的號碼是美國門號,用Skype美國門號轉中國手機,還是以美國市區電話計費,不過接電話一方要被扣多少錢我就沒有研究了。但是如果演出單位到每一個城市都是待三個月、半年以上的,考量長期成本,換成該省門號會比較省錢,就可以考慮每到一個城市換一個號碼,如果只是待幾個禮拜,會許用同一個號碼會比較方便。不過說實在的,我們會為了方便而沒太在意跨省的成本原因是....我們幾個幹部的門號費用都是公司支付的,公司也不會限制話費,既然錢不是從自己口袋出,老闆也覺得方便為重,那就給他花啦(花別人的錢比較大方)~ 其他話費要自行負擔的成員,在這方面可能就要多留意。哈~~
  • 野馬
  • Gmail 那招很妙,真的可以學回來. 補充你的補充, 在中國跨省的費用有貴,就花錢如流水,因為接電話也要花錢,接越洋電話就更貴,確實多少錢忘了. 下次查了再補充你的補充的我的補充...