City Sheet是什麼呢? City就是City,這個簡單英文不用我解釋了吧? Sheet 就是薄薄一片的紙張,不是床單喔! 那City Sheet合在一起是甚麼意思呢? 就是把城市的資訊放到幾張紙裡,這就成了City Sheet囉! 在國內,大家熟悉的City Sheet名稱是巡演行前須知或行程簡介之類的,將巡演的國家及城市相關資訊有系統的整理,提供給團員了解,所以City Sheet是團員出國相當重要的指南針。

大部分國內團體出國演出不長,城市也不多,通常都會在出國前就發給團員全部巡演城市的City Sheet。但是像我這種商業劇團通常在巡演前1-2個月才找齊團員,劇團經理也只有短短不到二個月的時間就要帶團出國,事情之多,當下能夠處理的就是盡可能把第一個城市的資料寫的越詳細越好,然後剩下的就用跨國方式,整理出重要訊息,比如氣候,我們出門的時候是夏天,就要注意我們會在那裡過冬,如果在韓國過冬,中途又不會放大家回家,我們就會建議團員打包時要打包一些冬衣。

我們不會把City Sheet一次做完還有一個重要原因是為了保留更改的彈性,巡演時間很長,常常因為簽約及檔期問題,有些城市檔期可能會互調、延長、縮短或者取消,有時是演出場地有更動,或者飯店還沒確定,因此一次無法完成全部城市的City Sheet,時間點近一點再寫City Sheet也比較能確保上面訊息的正確性,例如氣象預報跟匯率。

出團前有很多資料要提供,除了City Sheet,還有巡演行程表、製作排練時間表、劇本、團員通訊錄、團員航班資料、保險、合約、薪資戶頭資料、簽證護照等等。如果你的團隊是聯合國團隊那就恭喜你啦!你在出國前肯定忙到翻。所以通常我們的City Sheet只會製作第一個城市的,其他城市的City Sheet我們會在出發前往下一站的1-2周前提供給團員。最理想的狀態是二週前,這樣團員才有空可以準備,例如我們現在在四季如夏的新加坡,下一站是冬天的北京,就必須提醒團員氣候變化,沒有冬衣的趕緊添購衣服。但有時候資訊收集困難,又遇到不怎麼幫忙的主辦方時,就會晚點完成,但最慢出發當週一定要給。

City Sheet的內容基本上是越詳細越好,不過重點是提供團員需要或必須知道的資訊,至於一些觀光旅遊景點的消息,基本上我會稍微介紹,但是不會超過二頁,因為幾乎每個團員手上都有一本旅遊手冊,加上網路發達,想玩的人也會在網路上搜尋,就算你不提供,他們自己也可以趴趴走。

City Sheet的內容大致上如下:
  • 國家名/城市名
  • 飯店名稱/地址/電話/傳真/網址
  • 飯店重點服務設施簡介:客房設施、room service、餐廳、健身房、游泳池、早餐、網路、折扣資訊等。
  • 演出劇場名稱/地址/電話/傳真/網址
  • 演出場次/日期
  • 銀行/ATM: 離飯店最近的營業地點與時間,以及當地幣值的匯率(我習慣團有多少國的人,就寫多少種幣值的兌換匯率)。
  • 一週氣候預報
  • 洗衣資訊:離飯店最近的洗衣店。
  • 當地交通資訊:交通工具介紹,如有捷運就要說明離飯店跟劇場最近的站名與營業時間。
  • 飯店往返劇場的交通方式:是搭巴士、捷運還是走路。
  • 超市及血拼地點介紹:要標出離飯店跟劇場最近的商家資訊。
  • 醫療訊息:標出離飯店跟劇場最近的醫院診所跟藥房。
  • FedEx/郵局:離飯店最近的郵局及FedEx的地址電話,我們合作的國際快遞是FedEx所以要列出這點,如果不需要就不用放。
  • 撥打國際電話訊息:從市話及手機撥打或接收國際電話的方式。
  • FACTS:該城市的基本資訊,如語言、電壓、插頭、國碼、時差、稅法、小費給法。
  • 國家/城市簡介:歷史文化介紹、重要觀光景點介紹。
  • Dos & Don'ts:當地需注意的文化或行為舉止。
  • 實用當地用語:招呼語、問候語、殺價用語等。
  • 地圖:飯店周遭地圖、劇場周遭地圖、地鐵站圖等。

基本上,只要是你認為有必要讓團員知道的訊息,通通都可以擺上去,不過最好還是簡單扼要為上。我通常文字的部份不會超過4頁,加上圖也不會超過6頁。記住,你要做的是City Sheet不是City Book,要做成Book,叫大家自己去買本Lonely Planet的旅遊手冊不就好了?

資訊那裡找?我這家公司第一次出國時在rider裡面沒有要求對方提供當地資訊,所以都是靠我在網路上到處搜尋,有些好用的網站我會另外整理給大家。不過有些國家或城市真的網路不發達,能找到的資訊非常有限,有時候我會去問主辦方,有時候我會打電話過去問飯店。這次出國,公司在rider裡面有要求對方要提供資訊給劇團經理,不過,有照辦的單位不多,絕大部分不是你要主動去問,不然就是自己在網路上找。如果真的找不到怎麼辦?很簡單,我就會在那一欄註明:「我們會在抵達後儘快提供相關資訊給大家。」然後落地後再四處逛逛或問飯店及主辦方,找到後再將資訊公告在布告欄上面就好了。

City Sheet有沒有固定格式呢?我覺得這跟劇團經理的習慣有很大的關係。我幾次的City Sheet都長得不一樣,內容也不一樣,因為劇團經理的習慣跟要求不一樣。不過我發現老外喜歡的City Sheet跟國內的排版有很大的不同,我看過的行前須知大部分是很規矩的用條列式,從上而下編寫,規規矩矩,頂多就是直式跟橫式的差別。不過,老外的City Sheet看起來比較像是雜誌排版,首先,一定會有很明顯的表頭,說明劇名、國家名、城市名及該地停留時間,就跟報紙表頭一樣,然後頁面分成二欄或三欄,再將資訊一格一格放進去。我第二個老闆很重視美編,我們當初在討論City Sheet的格式時,他給我看了幾個他喜歡的版本,我去蕪存菁後轉化成自己的版本。我喜歡老闆在每一格放進小圖加以美化的風格,所以我也加以沿用,比如寫到洗衣資訊,我就會放一張有眼睛嘴巴的洗衣機卡通小圖在旁邊;提到醫院,我就會擺一個紅十字的小圖;藥房則是一個搗藥用的砵跟杵,而郵局當然就是郵筒啦! 加這些卡通小圖目的是要凸顯資訊類別,順便博君一笑,不然只讀文字是很無趣的。不過,我必須強調,這跟劇團還有經理的風格與習慣有差,並不是每個人都能接受這種版面的City Sheet,像我就無法想像雲門的行前須知裡面擺滿了各式各樣卡通小圖的樣子,這應該會被以幼稚為名退貨吧?

後來巡演期間,常常大家手上有一堆City Sheet,不特別注意城市名,很難立刻分辨這是哪個城市的,於是我為了凸顯各城市差異,讓大家一眼就知道這是哪個城市,我在表頭那一欄加上能代表該城市的圖片在標題的左右二邊,"鑲"住標題。比如上海,我就用東方之珠的圖;北京,我就用長城跟天壇;曼谷,我就放泰國佛像合掌的圖。加了圖的City Sheet更能彰顯該城市的風光,團員收到也會特別興奮,更會仔細閱讀。

我的曼谷版本就很受主辦單位的喜歡,因為他們準備給我們的City Fact高達24頁,上面連泰國四季的水果都詳加介紹,光皇室歷史就兩三頁,除了封面頁,還有目錄頁,簡直就是一本小書了,印出來很不環保又花成本。而我五頁的版本就相對簡要,所以他們跟我要了一份電子檔,以後他們可以傳這個版本給未來的團隊參考(我應該要收版費的)。

說實在的,我這麼認真編寫主要是希望團員會仔細讀,很多團員都會先丟一邊,然後遇到問題再來辦公室問,我們常常會被問的很煩,我老闆特別討厭不讀City Sheet的人,有次他就半威脅地說下次再這樣,他就要祭出 "Five Dollars Rule",凡問的問題是講過的或者是City Sheet上有的,一個問題五塊美金!
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馬力大趴趴走

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